Area2 × SecrexAI 應用策略顧問
×
SecrexAI
洗樓王有限公司
三個部門應用分析報告 · 行政 / 客戶服務 / 項目執行
2026 年 4 月 14 日
02 / 24
Overview
今日議程
報告
結構一覽
01
行政 / 會計部門
項目數據助理 · 發票跟進 · 月結摘要
02
客戶服務 / 業務發展團隊
即時進度回覆 · 主動通知 · 投訴記錄
03
項目執行 / 推廣團隊
物資查詢 · 前線匯報 · 突發情况升級
→
總結與價值定位
ROI 估算 · 實施路徑建議
03 / 24
行政 / 會計
當前痛點
Invoice Ninja 上線後
仍未解決的問題
發票建立了，但客戶遲遲未付
無人主動追，應收帳款愈積愈多
項目執行中，不知道用了多少預算
要登入系統、被迫自行查找數字，費時
月結前加班盤點
大量數據要人手整理，月底壓力集中
老闆突然問「個項目點啊？」
要立即查系統，但同事可能在會議中
Invoice Ninja 是
「被動資料庫」
— 你有空去睇，先知發生咩事。
但行政 / 會計的工作本質係「被需求打擾」，
被動工具永遠追不上主動查詢。
04 / 24
行政 / 會計
解決方案
SecrexAI 扮演的
角色
老闆 / 同事
拿著手機
→
💬
→
SecrexAI
智能中介層
→
Invoice Ninja
項目數據
同事用日常對話方式，隨時調取、更新、跟進項目數據，
唔使登入任何後台
。
💡 WhatsApp 接入通過 Zapier / Make 整合實現
05 / 24
行政 / 會計
場景 A · 場景 B
行政日常即時
WhatsApp 查詢
💰
場景 A
項目成本即時查詢
「恒基 A盤宜家累計用了幾多成本？」
SecrexAI 回覆
📊
恒基 A盤（#HK-2024-0038）
狀態：進行中
收入：$85,000 ｜ 支出：$61,200
利潤：$23,800（毛利率 28%）
支出明細：
· Crew費用：$42,000
· 印刷品：$12,000
· 雜費：$7,200
⚠️ 預算使用率：83%（預算 $74,000）
「crew費用係咪用得太快？」
SecrexAI 回覆
⚠️
Crew費用分析
預算：$48,000 ｜ 實際：$42,000（87.5%）
項目進度：第 4 日 / 共 7 日
按目前速度，預計完成時約 $57,000，
超出預算
+$9,000（+19%）
🔔 建議盡早與 crew 負責人確認費用
💡 Invoice Ninja 實現：
在 Invoice Ninja 為每個推廣項目建立
Invoice
及
Expense
，記錄費用明細。SecrexAI 透過 API 讀取對應 Invoice / Expense，計算累計成本後回覆。
06 / 24
行政 / 會計
場景 B
逾期發票主動
跟進
📋
場景 B
逾期發票主動跟進
「提醒我今日有邊間invoice逾期超過30日？」
SecrexAI 回覆
🔴
逾期 30+ 日發票（共 3 張）
1. Mikiki 商場推廣
— $18,500
逾期
42 日
｜3月8日曾聯絡
2. Nike 5km 活動
— $32,000
逾期
38 日
｜尚未回覆
3. HKTVmall 街頭路演
— $9,800
逾期
31 日
｜已確認週五過數
📌 逾期總額：
$60,300
需要我幫你邊個直接發 WhatsApp 提醒？
💡 Invoice Ninja 實現：
在 Invoice Ninja 建立客戶
Invoice
，系統自動記錄到期日。SecrexAI 定期透過 API 查詢逾期超過指定天數的 Invoice，主動提醒跟進。
07 / 24
行政 / 會計
場景 C · 場景 D
月結摘要與
老闆突擊查數
📅
場景 C
月結前快速口述摘要
「今個月至依家，所有項目收支 summary」
SecrexAI 回覆
📅
2026年4月（截至14日）
Mikiki 推廣
$18,500
$14,200
$4,300
Nike 5km 活動
$32,000
$26,800
$5,200
HKTVmall 路演
$9,800
$7,100
$2,700
本月總計：
收入
$238,000
｜ 支出
$178,500
｜ 利潤
$59,500
平均毛利率：
25%
🔴 逾期帳款：
$60,300
（涉及 3 個項目）
💡 Invoice Ninja 實現：
月結時 SecrexAI 透過 API 讀取當月所有
Invoice
及
Expense
，整合收支摘要後以自然語言回覆。
08 / 24
行政 / 會計
場景 D
老闆突擊查數
秒覆
👔
場景 D
老闆突擊查數——秒覆
「老細問紧太古城 ALL DAY 項目進展」
SecrexAI 回覆
📋
太古城 ALL DAY 推廣（#TC-2024-0055）
狀態：進行中（第 3 / 5 日）
已執行：3日街頭推廣，覆蓋 8 個出口
累計成本：$28,400 / 預算 $48,000
已開發票：$15,000（已收 ✅）
客戶反饋：正向，期望追加第 6 日
💡
建議：可考慮提議加場，收額外費用
「幫我整理埋其他項目整體現況」
SecrexAI 回覆
📊
全公司在線項目概覽
進行中：5 個 ｜ 已完成：12 個 ｜ 逾期：3 個
本月收入：$238,000 ｜ 利潤：$59,500
🔴
需優先跟進：
· Nike（$32,000，逾期 38 日）
· Mikiki（$18,500，逾期 42 日）
隨時可以轉發俾老細 ✅
💡 Invoice Ninja 實現：
在 Invoice Ninja 以
Project
管理每個推廣活動，工序分拆為
Task
並標記狀態。SecrexAI 透過 API 讀取 Project Tasks 後整理進展摘要。
09 / 24
行政 / 會計
行政 / 會計部門價值總結
呢個部門用
性價比最高
📋
老闆自己查到
老闆行過問你，你唔使即刻開電腦，直接 WhatsApp 秒覆
10 / 24
行政 / 會計
行政 / 會計部門價值總結
呢個部門用
性價比最高
🔴
逾期帳款零死角
系統自動追蹤，唔使靠人記邊個逾期、逾期幾耐
📊
月結一鍵搞掂
月結前口述一個指令，全部數字自動整理好
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項目執行
價值量化
前線同事使用後
實際節省時間
30
分鐘 / 每人 / 每日
↑ 行政來回協調時間節省
* 基於10名前線同事估算
10
名前線同事
↑ 相當於每日 5 小時產出
0
學習成本
↑ 已經日日用 WhatsApp
12 / 24
客戶服務
場景實錄
WhatsApp × SecrexAI
三個真實場景
📊
場景 A
恒基A盤 · 客戶主動查詢進度
🔵 客戶：恒基A盤今日狀況 summary
SecrexAI 即時回覆
📊
恒基A盤 — 項目狀況摘要
更新時間：今天 10:30
📋 整體進度：78%
✅ 設計確認（4月10日）
🔄 印刷（85% 完成，預計4月16日）
⏳ 安裝日期（待客戶確認）
💰 已收款：$28,000（50%）
💰 尾款：$28,000（4月20日到期）
💡 Invoice Ninja 實現：
SecrexAI 透過 API 讀取對應項目的
Invoice
及
Expense
紀錄，計算已收及預計收入後回覆。
⚠️
場景 B
投訴記錄 + 智能跟進
🔵 CS同事：記錄投訴，永明傢俬項目，安裝後宣傳品損耗，涉及$3,200，跟進期限4月16日
SecrexAI 即時回覆
✅
投訴記錄已創建
📋 項目：永明傢俬宣傳品項目
💬 類型：品質損耗 / 安裝問題
💰 涉及費用：$3,200
⏰ 跟進截止：4月16日
📝 已新增至項目筆記。
下一步：請確認費用誰負責？
💡 Invoice Ninja 實現：
SecrexAI 查詢 Invoice Ninja 中狀態為「逾期」的
Invoice
，列出客戶名稱及逾期天數。
13 / 24
客戶服務
場景實錄
主動推送通知
消除客戶投訴
🔔
場景 C
主動推送進度更新 · 消除「冇通知我」投訴
SecrexAI 自動生成通知模板
【洗樓王項目更新】恒基A盤
📦
印刷已完成！
下一步：安裝（排期 4月18日）
請確認時間，如無問題將如期進行。
有任何問題，請回覆此訊息或致電我們 ☎️
SecrexAI 監察項目狀態 → CS 確認 → 一鍵發送
⚡ 過往痛點
客戶臨時變更 → CS 太忙忘記通知
結果：
「你哋完全冇主動通知我！」
✓ SecrexAI 做法
SecrexAI 讀取 Invoice Ninja 狀態
自動生成通知模板，CS 一鍵確認發送，
主動出擊
🔄 觸發式通知
📋 模板自動生成
👀 減少被動投訴
💡 Invoice Ninja 實現：
SecrexAI 監察 Invoice Ninja 中
Project / Invoice
狀態變更，自動生成 WhatsApp 通知模板，由 CS 確認後一鍵發送。
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客戶服務
實施路徑
四階段順利落地
8 星期完成
1
系統接入
第 1-2 週
2
AI 訓練
第 3-4 週
3
試用上線
第 5-6 週
4
優化調整
第 7-8 週
🎯
配套要求
無需更換現有系統 • 只需 WhatsApp 即可啟用
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客戶服務
實施路徑
四階段順利落地
8 星期完成
Phase 1
第 1-2 週
系統接入
接入 Invoice Ninja
設定項目狀態同步
✅ 已有 Invoice Ninja
Phase 2
第 3-4 週
AI 訓練
訓練 SecrexAI
熟悉業務術語、客戶檔案
🧠 學習洗樓王風格
Phase 3
第 5-6 週
試用上線
上線 WhatsApp 指令
CS 同事試用反饋
💬 WhatsApp 接入（透過 Zapier/Make 整合）
Phase 4
第 7-8 週
優化調整
收集反饋、調整 Prompt
設定自動通知規則
🚀 全面投入使用
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客戶服務
價值總結
CS 同事使用後
實際節省幾多？
~3hrs
每人每日節省
15x
進度查詢速度提升
100%
投訴有跡可查
0
學習成本
「客戶滿意度唔係靠態度刷出嚟
係靠
資訊透明
建立起嚟。」
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客戶服務
價值總結
CS 同事使用後
實際節省幾多？
❌ 以前
•
客人問進度 → 等 15-30 分鐘先回到
•
有變更 → CS 自己記得先通知，否則客戶投訴
•
投訴 → WhatsApp Screenshot，日後查唔到
•
客人感覺：「你哋唔主動」
✓ 以後 + SecrexAI
•
客人問進度 → 即時回覆（
< 1 分鐘
）
•
有變更 → 系統自動生成通知，CS 一鍵確認發出
•
投訴 → 結構化記錄 + 任務到期提醒，全程追蹤
•
客人感覺：「你哋好專業，冇我未知會我」
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客戶服務
場景示例
WhatsApp 指令
實際效果
📊
指令示範
快速查詢項目成本現況
「幫我睇吓恒基 A 盤宜家累計用了幾多成本？」
SecrexAI 回覆
📊
恒基 A 盤（項目 #HK-2024-0038）
狀態：進行中
收入：$85,000 ｜ 支出：$61,200
利潤：$23,800（毛利率 28%）
⚠️ 預算使用率：83%（預算 $74,000）
💡 Invoice Ninja 實現：
在 Invoice Ninja 記錄每個項目的
Invoice
及
Expense
。SecrexAI 透過 API 即時讀取並彙總費用數據。
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項目執行 / 前線
前線視角
前線同事日日遇到嘅
三大麻煩
💼
任務不清
出發前唔知做咩
出發前未確認任務
現場先急問督導
📋
難報
派發數字靠估
WhatsApp 群洗板
事後難以整合
⚠️
0
新嘢要學
唔使下載App
唔使登入系統
核心缺口：
前線同事靠 WhatsApp 溝通，但 WhatsApp 內容無法自動沉澱到 Invoice Ninja——兩者之間仲差一條「最後一公里」。
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項目執行 / 前線
場景示例
WhatsApp 直接問 AI
即時任務管理
📋
場景 A
任務進度同支出查詢
「查下今日恒基活動嘅task status同今日支出明細？」
SecrexAI 回覆
📋
恒基 2026 Q2 街頭宣傳 — 今日狀態
Invoice Ninja 項目：#HKHLD-2026Q2
場地佈置 Task
已完成 ✅
推廣派發 Task
進行中 🔄
今日費用記錄
$4,200 已入帳
✅ 數據來自 Invoice Ninja 任務及支出記錄
💡 Invoice Ninja 實現：
在 Invoice Ninja 建立
Project
，將各項工作設為
Task
並記錄完成狀態；活動支出記錄為
Expense
。SecrexAI 透過 API 讀取後整合回覆。
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項目執行 / 前線
場景示例
活動後快速
匯報
📋
場景 B
活動後快速匯報
「幫我 record：今日張三喺銅鑼灣派咗 450 張，李四喺時代廣場派咗 380 張，氣氛良好，無特殊情况。」
SecrexAI 回覆
✅
已記錄 — 2026-04-14 派發日誌
張三
銅鑼灣 A 出口
450 張
李四
時代廣場
380 張
合計
830 張
📝 備註：氣氛良好，無特殊情况。
✅ 已同步至 Invoice Ninja 項目日誌
💡 Invoice Ninja 實現：
活動期間的支出在 Invoice Ninja 以
Expense
即時記錄。SecrexAI 透過 API 讀取當日 Expense 後生成彙報摘要。
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項目執行 / 前線
價值量化
突發情况 + 人手調配
即時升級有記錄
⚠️
場景 C
問題匯報 + 自動升級
「今日派到中途發現200張傳單顔色深淺唔一，客人表示不滿，點算？」
SecrexAI 回覆
⚠️
已記錄異常情况
項目：恒基 2026 Q2 街頭宣傳
異常：印刷問題（顔色深淺不一）
影響數量：200 張
建議行動：
1️⃣ 立即隔離問題傳單，停止派發
2️⃣ 通知督導安排補印
3️⃣ 聯絡客戶道歉並確認補救方案
✅ SecrexAI 已通知督導（阿偉）
✅ 已記錄於 SecrexAI 項目備注
💡 Invoice Ninja 實現：
投訴或異常事件由 SecrexAI 記錄於對話日誌，並在 Invoice Ninja 建立對應
Task
作跟進紀錄。
👷
場景 D
明日任務即時查詢
「聽日我有咩任務？幾點喺邊度集合？」
SecrexAI 回覆
📋
明日任務概覽 — 2026-04-15
活動：XX 品牌街頭推廣
🕤
集合時間：
09:30
📍
集合地點：
旺角麥當勞門口
（西洋菜南街）
👤
聯絡督導：
阿偉（+852 9XXX XXXX）
你需要領取的物資：
• 宣傳單張 2,000 張
• 品牌記念品 300 份
• 橫額 1 幅
如有任何問題，請直接回覆呢條訊息。
💡 Invoice Ninja 實現：
前線同事的每日任務在 Invoice Ninja 中以
Task
建立並分配。SecrexAI 透過 API 讀取指定同事明日的 Tasks 後整理回覆。
23 / 24
項目執行 / 前線
價值量化
前線團隊使用後
實際節省幾多？
HKD 132,000
一名前線同事年度節省估算
* 基於10名前線同事估算
5 hrs
10名前線同事每日合共節省
0
新 App / 新培訓 / 新學習曲線
24 / 7
通宵、節假日、隨時可用
計算基準：10名前線同事 × 每日30分鐘 × 22工作日 × HKD 100/hr
24 / 24
總結
SecrexAI 唔係取代同事
而係令佢做
得更多、投訴更少
將「查數」呢個動作的成本降到零——
隨時 WhatsApp 即有。
老闆、協調、會計、前線，全部都係用同一個方式。
行政 / 會計
客戶服務
業務發展
項目執行
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