SecrexAI × 洗樓王 — 部門應用分析報告

Area2 × SecrexAI 應用策略顧問

SecrexAI

洗樓王有限公司

三個部門應用分析報告 · 行政 / 客戶服務 / 項目執行

2026 年 4 月 14 日

02 / 24

Overview

今日議程

報告結構一覽

行政 / 會計部門

項目數據助理 · 發票跟進 · 月結摘要

客戶服務 / 業務發展團隊

客戶資料 · 相似報價 · PDF 覆核發送

項目執行 / 推廣團隊

班前 briefing · 督導匯報草稿 · 異常交接

→

總結與價值定位

ROI 估算 · 實施路徑建議

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行政 / 會計

當前痛點

Invoice Ninja 上線後
仍未解決的問題

資料入咗系統，但臨時查數仍然慢

project、task、expense、due date 分散，老闆或協調一問就要逐頁打開搵。

逾期 invoice 無集中優先次序

應收跟進仍靠人手記住邊張最急，容易遺漏或先後次序唔一致。

月結前想先講重點，仍要自己拼資料

第一期未必要全自動，但至少要有一個可靠 read-only 摘要入口。

SecrexAI 接入 WhatsApp 後，可先把 project / task / expense / notes 整理成一段可讀摘要。

第一期建議只做查詢與草稿整理。要寫回 Invoice Ninja 或發提醒，再透過 API / workflow 接駁，避免一開始承諾過度自動化。

04 / 24

行政 / 會計

場景 A · 場景 B

行政日常即時 WhatsApp 查數

📋

場景 A

項目任務與支出概覽

「恒基 A 盤仲有邊啲 task 未完成？」

SecrexAI 回覆

📋 恒基 A 盤（#HK-2024-0038）
Tasks：完成 5 / 8 ｜進行中 2 ｜待確認 1
Unbilled expenses：2 筆，共 $7,200
下一個 due date：4月22日

📋 task 狀態

🧾 expense 快照

📅 due date

💰

場景 B

項目成本即時查詢

「恒基 A 盤成本用到邊？」

SecrexAI 回覆

💰 成本快照
已記錄 expenses：$61,200
預算：$74,000 ｜支出進度：83%
Crew：$42,000 ｜印刷：$12,000 ｜雜費：$7,200

📊 budget 對比

🗂 category 拆分

⚠️ 超支早知道

💡 Invoice Ninja 實現： Project、Task、Expense、Due date 同 notes 由 Invoice Ninja 提供資料，SecrexAI 只負責整理成即時摘要。

05 / 24

行政 / 會計

場景 C

逾期發票快速總覽

🔴

場景 C

今日先追邊幾張 overdue invoice

「今日邊啲 invoice 逾期超過 30 日？」

SecrexAI 回覆

🔴 逾期 30+ 日：3 張
Mikiki：$18,500 ｜ 42 日
Nike 5km：$32,000 ｜ 38 日
HKTVmall：$9,800 ｜ 31 日

逾期總額：$60,300

今日優先次序

1. 先跟進尚未回覆個案
2. 再追已 promised 但未過數個案
3. 最後更新 internal notes

可整理輸出

Reminder email draft
內部跟進清單
老闆 quick summary

🔎 past due list

📝 notes 補充

✉️ reminder draft

06 / 24

行政 / 會計

場景 D

Reminder 草稿先出再由同事覆核

🔔

場景 D

逾期客戶提醒草稿

SecrexAI 生成草稿

【付款提醒】Nike 5km 活動

發票 INV-0418 金額 $32,000，已逾期 38 日。
如付款已安排，煩請回覆預計過數日期；如需副本，我們可即時補發。

謝謝。

草稿來源

Invoice Ninja 的 invoice status、due date、client 名稱、最近 notes。

覆核位

口氣是否合適、金額是否正確、需唔需要改成 email / WhatsApp 版本。

自動化節奏

先由同事按一按送出，穩定後先再考慮 workflow 自動提醒。

07 / 24

行政 / 會計

場景 E

月結前快速口述摘要

📅

場景 E

月結前先口述一輪重點

「今個月至依家，所有項目收支 summary」

SecrexAI 回覆

📅 2026 年 4 月（截至 14 日）

Mikiki 推廣	$18,500	$14,200	$4,300
Nike 5km 活動	$32,000	$26,800	$5,200
HKTVmall 路演	$9,800	$7,100	$2,700

本月總計：已開 invoice $238,000 ｜已記錄 expenses $178,500
Past due invoices：$60,300（3 張）

呢頁適合做月結前 quick recap，資料來源可以由 Invoice Ninja 的 projects、tasks、expenses、past-due invoices 同 reports 組合而成。

08 / 24

行政 / 會計

場景 F

老闆突擊查數即場回覆

👔

場景 F

老闆問一條，先交一段 summary

「太古城 ALL DAY 而家進展點？」

SecrexAI 回覆

📋 太古城 ALL DAY 推廣（#TC-2024-0055）
Tasks：完成 5 / 進行中 3
已記錄工時：58 / 90 hrs
已連結 expenses：$28,400
下個 due date：4月20日

管理層最想即時知道

進行中項目：5 個
本週到期：2 個
Past due invoices：3 張

需優先跟進

Nike 5km：本週尚有 task 未清
Mikiki：invoice 已逾期 42 日

如要進一步，SecrexAI 可以再整理成一段俾老闆直接轉發嘅 quick summary。

09 / 24

行政 / 會計

行政 / 會計部門價值總結

呢個部門最先見效嘅三個位

📋

老闆 / 協調即刻問到

project、task、expense、due date 可以喺同一段對話整理出嚟

🔴

逾期 invoice 集中睇

past due list、到期日同提醒草稿可以先整理，唔使逐張打開搵

📊

月結前先有口述摘要

未必一開始就全自動，但已足夠先口頭過一次重點再深挖

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行政 / 會計

導入前提

要準確好用資料要先齊

🗂️

Project 要連 task / expense

如果項目未連上任務、工時、支出，AI 只能答到部分問題

📝

Client / Quote template 要有人維護

client contact、billing info、quote template 越齊，AI 草稿就越可用

✅

PDF / 發送先由覆核開始

第一期先出 PDF 俾你檢查，確認穩定後先再安排 send 流程

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客戶服務

用例總覽

客戶服務最先見效嘅
三件事

客戶

client contact / 地址 / 條款一問即有

↑ 對外答客前先核實基本資料

報價

舊有相似 quote 可先抽 line items 做草稿

↑ 減少由零開始重打報價

PDF

quote PDF 先覆核，確認後再安排寄出

↑ Send 前先睇版面同收件名單

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客戶服務

場景實錄

WhatsApp × SecrexAI
兩個常見客戶 / 報價查詢

👤

場景 A

客戶資料快速查詢

CS：幫我睇吓 ABC Retail 聯絡人、地址同付款條款

SecrexAI 即時回覆

Client：ABC Retail Ltd.
主要聯絡人：陳小姐｜ 6123 4567
Email：iris@abcretail.hk
Billing address：九龍灣宏開道 8 號 12/F
Payment terms：Net 30

🧾

場景 B

相似報價單快速參考

BD：搵返最近類似商場路演報價單

SecrexAI 即時回覆

可參考：太古城 ALL DAY 推廣 Quote-0182
場地佈置：$12,000
Promoter team：$18,000
印刷物料：$6,800
總額：$36,800，可作新客草稿基礎

以上兩個查詢都係用 Invoice Ninja 的 client records、quotes 同 line items 先整理成可讀內容。

場地佈置 Task	已完成 ✅
推廣派發 Task	進行中 🔄
今日費用記錄	$4,200 已入帳